TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on urheiluseura Kauhavan Wisan henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuojaasetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 31.5.2018. Asiakirja päivitetään vuosittain hallituksen toimesta. Viimeisin päivitys 18.11.2020.

Rekisterinpitäjä

Kauhavan Wisa ry
Y-tunnus: 0178906-6
Osoite: Annalantie 110, 62220 Pernaa
sähköposti: kauwijohto@gmail.com
www.kauhavanwisa.fi

Seura toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme seuran toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on seuralle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme suhdetta seuran toimintaan osallistuviin. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita seura toteuttaa henkilötietoja käsittelyssä.

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa:

Annukka Annala
Kauhavan Wisa ry
Annalantie 110
62220 Pernaa
kauwijohto@gmail.com
040 062 9275

Rekisterin nimi

Kauhavan Wisa ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietorekisterin käsittelyn tarkoitukset (jäsenrekisteri)

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

● Jäsenyyksien ylläpito, lasten ja nuorten henkilötietojen käsittely perustuu huoltajan suostumukseen
● Kilpailutoiminnan toteuttaminen
● Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
● Sähköinen jäsenviestintä, esimerkiksi webbisivut ja uutiskirjeet
● Analysointi ja tilastointi
● Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
● Lisenssien lunastaminen urheilijoille

Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät, rekisterin tietosisältö

Seura käsittelee rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

● yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, syntymäaika
● rekisteröitymistiedot
● demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli
● mahdolliset luvat ja suostumukset
● jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
● kilpailu- ja ottelutulokset ja -tilastot, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot
● palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
● seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva

Säännönmukaiset tietolähteet

● jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,
● rekisterinkäsittelijän (pääkäyttäjä) tai toimihenkilön (ylläpitäjä) syöttäminä
● evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
● lajiliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä

Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Henkilötietojen käsittelijät

Seuran työntekijät tai luottamushenkilöt, joiden työtehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyä voidaan myös ulkoistaa kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin. Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

● Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
● Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
● Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä rekisterinpitäjän henkilöstön jäsenillä, joiden työtehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Rekisterin tietojen muokkaaminen ja lukeminen edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista järjestelmään. Rekisteristä suoritetaan säännöllinen varmuuskopiointi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Kauhavan Wisa ry / Tietosuoja
Annalantie 110
62220 Pernaa
tai sähköpostitse osoitteeseen kauwijohto@gmail.com

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla seura käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

Vieritä ylös